Bước 1. Khảo sát nhu cầu: Khi tiếp nhận thông tin, NVKD sẽ trao đổi với khách hàng để xác định rõ hơn về nhu cầu và công trình cần trang trí: khách hàng cần trang trí cây xanh cho văn phòng hay tòa nhà, khách hàng đã có bản thiết kế nội thất chưa, ngân sách chi phí như thế nào.

Bước 2. Khảo sát thực tế: Sau khi nắm được nhu cầu của khách hàng, NVKD sẽ đến khảo sát thực tế nơi cần trang trí của KH. NVKD tìm hiểu về công trình xây dựng, đặc điểm, phong cách, vật liệu kiến trúc nội ngoại thất, những vị trí cần tạo điểm nhấn, những khu vực cần bài trí cây xanh, những vị trí cần trang trí đặc biệt, và những điều kiện để có thể đảm bảo không gian xanh tối ưu. Tất cả được ghi chép lại trong Báo cáo khảo sát.
Sau khi khảo sát thực tế, nếu khách hàng chưa có phương án thiết kế, NVKD sẽ bắt đầu tư vấn các phương án trang trí cơ bản (Bước 3.1), nếu khách hàng đã có thiết kế cơ bản thì có thể thảo luận về lựa chọn sản phẩm hoặc thiết kế sản phẩm riêng (Bước 3.2), nếu khách hàng đã có bản thiết kế cụ thể thì NVKD sẽ sử dụng để hoàn thiện thành phương án chi tiết kèm báo giá (Bước 3.3).
Bước 3.1. Tư vấn phương án bài trí cây xanh:
Với kết quả khảo sát thực tế, bằng kinh nghiệm và kiến thức của mình, trong số hơn 1000 sản phẩm công ty đang cung cấp, NVKD lựa chọn những sản phẩm cây xanh và phụ kiện phù hợp nhất, áp dụng các mô hình, cách bài trí cây xanh đẹp nhất cho từng vị trí, từng khu vực. Mỗi sản phẩm, phong cách bài trí được mô tả bằng hình ảnh, ghi rõ chủng loại, vật liệu, kích thước, để khách hàng hiểu rõ và cân nhắc lựa chọn.
Bước 3.2. Tư vấn sản phẩm hoặc thiết kế riêng: Đối với những khách hàng có yêu cầu đặc biệt, công ty sẵn sàng thiết kế riêng những sản phẩm sáng tạo, phù hợp với kích thước, quy mô và đặc điểm không gian của khách hàng.
Bước 3.3. Lập phương án chi tiết và báo giá: Dựa trên phương án trang trí cây xanh và ngân sách đã được thảo luận, NVKD lập báo giá/dự toán với đơn giá và mô tả sản phẩm cụ thể, cách thức triển khai dịch vụ chi tiết. Ngoài ra, NVKD cũng có thể tư vấn cho khách hàng phương án khác ngoài thuê cây xanh.
Sau khi trao đổi, thảo luận, khách hàng xác nhận đồng ý sử dụng dịch vụ thuê cây xanh và chuẩn bị ký hợp đồng.
Bước 4. Ký hợp đồng, lập đơn hàng và phân công nhân sự: KH ký hợp đồng, đặt cọc, xác nhận  các biểu mẫu báo cáo dịch vụ, giấy tờ làm việc. NVKD lập lệnh xuất thuê mới và cập nhật đầy đủ thông tin hợp đồng lên hệ thống phần mềm. Bộ phận Vườn tự động chuẩn bị đơn hàng cây xanh, bộ phận Bảo dưỡng tự động lập lịch xuất thuê cây, địa điểm thuê và phân quyền cho nhân viên phụ trách trên phần mềm và trên ứng dụng smartphone để làm việc
Bước 5. Set-up cây xanh: Đúng lịch, công ty thực hiện xuất cây cho thuê và set-up cây xanh cùng phụ kiện trang trí theo phương án đã được khách hàng phê duyệt.
Bước 6. Bảo dưỡng, chăm sóc, thay mới, xử lý phát sinh: Bộ phận bảo dưỡng cây xanh bắt đầu thực hiện công việc theo kế hoạch và lịch đã được thiết lập trên hệ thống phần mềm. Hàng tuần hoặc theo lịch, NVBD đến chăm sóc cây xanh, bảo dưỡng phụ kiện, thay mới cây có dấu hiệu xấu hỏng, đảm bảo cây xanh cho thuê luôn xanh tươi. Công ty cấp smartphone để nhân viên bảo dưỡng cập nhật đầy đủ công việc, trạng thái cây xanh và các yêu cầu đổi cây lên hệ thống, phần mềm tự động gửi thông báo cho các bộ phận liên quan để phối hợp cung ứng. Nếu khách hàng có yêu cầu phát sinh, bộ phận CSKH nhanh chóng tiếp nhận và xử lý. Công ty áp dụng một quy trình xử lý phát sinh với khách hàng, do bộ phận CSKH phụ trách.
Bước 7. Giám sát, kiểm tra, đánh giá: Công ty thực hiện quy trình giám sát chất lượng, đánh giá nội bộ và lấy ý kiến của khách hàng rất chặt chẽ (xem danh mục tiếp theo), nhằm đảm bảo thực hiện đúng cam kết chất lượng, tính chuyên nghiệp trong cung cấp dịch vụ. Kết quả giám sát, kiểm tra và đánh giá được lập thành Báo cáo quản lý chất lượng và sử dụng làm căn cứ tính thưởng cho các bộ phận phụ trách
Bước 8. Báo cáo cho khách hàng, nghiệm thu, thanh toán: Cuối tháng hoặc cuối kỳ, nhân viên CSKH lập các báo cáo dịch vụ gửi cho khách hàng, đồng thời hoàn thiện các giấy tờ xác nhận, nghiệm thu và xuất hóa đơn để khách hàng thanh toán.
Bước 9. Đánh giá, đề xuất làm mới: Trước khi kết thúc hợp đồng, NVKD thực hiện khảo sát lại hiện trạng, lấy ý kiến khách hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ và sản phẩm, nghiên cứu và đề xuất thay đổi cách bài trí cây, bổ sung thêm các sản phẩm cây xanh mới, làm mới không gian.

QUY CHUẨN CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CÂY XANH BÁN VÀ CHO THUÊ

Tầm Nhìn Châu Á đưa ra Quy chuẩn chất lượng sản phẩm cây xanh và phụ kiện, gồm 5 tiêu chí. Quy chuẩn này được công ty đưa vào hợp đồng dịch vụ, và là điều khoản cam kết, đảm bảo thực hiện của nhà cung cấp dịch vụ:
 

1 - SẠCH	Lá, bề mặt chậu cây, chậu cây, đĩa, kệ , khung, giá, sàn nhà quanh chậu cây SẠCH
2 - VỪA ĐỦ	Hạt popper rải đều, vừa đủ, Lượng đất/giá thể vừa đủ
3 - ĐỒNG BỘ	Chậu và đĩa đồng bộ Khung giá và chậu cây đồng bộ (cùng kích thước) Sắp xếp đồng bộ loại chậu, cây
4 - CÂN ĐỐI	Dáng cây trồng cân đối Kích thước khóm cây và chậu cân đối Kích thước chậu cây và vị trí cân đối Tem dán cân đối Kê xếp cân đối, xoay mặt đẹp ra ngoài
5 - ĐÚNG VỊ TRÍ	Tem đúng vị trí Đặt cây đúng vị trí

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG:

Công ty thực hiện một quy trình kiểm soát chất lượng vô cùng chặt chẽ và hiệu quả, cụ thể, tất cả các khâu công việc sau khi hoàn thành thì đều được các bộ phận liên quan đánh giá, tổng hợp vào báo cáo. Ngoài ra, công ty thành lập riêng một bộ phận Giám sát nội bộ hoạt động độc lập với các bộ phận và báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc.

1. Kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ cho thuê cây tại khách hàng:

• Định kỳ hàng tháng, Khách hàng đánh giá mức độ hài lòng về chất lượng cây xanh, phụ kiện và công tác xử lý các phát sinh, yêu cầu về dịch vụ.
• Định kỳ hàng tháng, nhân viên giám sát đến trực tiếp kiểm tra chất lượng cây xanh và phụ kiện tại khách hàng thuê cây đảm bảo 5 tiêu chí chất lượng. Những lỗi vi phạm quan trọng được cập nhật cho nhân viên bảo dưỡng để khắc phục ngay.
• Mỗi đơn hàng xuất cây xanh và phụ kiện từ vườn cây mang đến đổi cho khách hàng, Nhân viên bảo dưỡng kiểm tra đánh giá chất lượng cây và phụ kiện theo 5 tiêu chí, đồng thời đánh công tác vận chuyển, kê xếp cây xanh tại khách hàng.
• Mỗi đơn hàng nhập lại cây và phụ kiện cũ về vườn, Bộ phận Vườn nhận và đánh giá lại chất lượng, nhằm đảm bảo bộ phận bảo dưỡng cây không duy trì cây xấu, hỏng tại khách hàng.

2. Kiểm soát chất lượng sản phẩm cây xanh và phụ kiện bán ra:

• Mỗi đơn hàng xuất bán từ vườn cây, Khách hàng nhận, đánh giá mức độ hài lòng về chất lượng cây xanh, phụ kiện và công tác vận chuyển, kê xếp cây.
• Mỗi đơn hàng xuất bán từ vườn cây, Bộ phận Kinh doanh kiểm tra chất lượng cây xanh và phụ kiện theo Quy chuẩn chất lượng , đồng thời đánh giá công tác vận chuyển, kê xếp cây tại khách hàng

Các kết quả kiểm tra, đánh giá được trưởng các bộ phận tổng hợp và lập thành báo cáo quản lý chất lượng, gửi trực tiếp lên Ban giám đốc công ty, bộ phận quản lý nhân sự sử dụng làm căn cứ khen thưởng.